Этикет общения по электронной почте

Этикет общения по электронной почте

Правила этикета при общении по электронной почте (из справочной системы Pegasus Mail)

В этом документе описываются простые правила этикета при общении пользователей по электронной почте.

Адреса и персональные имена

Персональное имя (не то же самое, что подпись) — произвольная строка, которую многие мэйлеры (программы электронной почты) позволяют присоединять к вашим сообщениям в качестве текстового комментария.

  • Если ваша система позволяет, всегда пишите персональное имя: оно является для вас лучшей «визитной карточкой», чем адрес e-mail.
  • Используйте осмысленные имена. Выражения типа «догадайся сам» не только мешают определить автора письма, но и оскорбляют интеллект адресата.
  • Если ваша почтовая система позволяет отправлять письма вместе с именами адресатов, используйте эту возможность. Таким образом, администратору сети будет легче найти адресата по имени, если сам адрес окажется ошибочным.

Пример: адрес 344188@foo.chaos.com содержит меньше информации, чем 344188@foo.chaos.com (Ford Prefect).

Тема письма (Subject)

  • Не забывайте давать названия своим письмам. Практически все мэйлеры позволяют присваивать почтовым сообщениям названия, и часто пользователь ориентируется именно по названиям, когда просматривает свою почту.
  • Избегайте бессмысленных названий. Например, отправляя письмо службе технической поддержки WordPerfect, не следует называть его WordPerfect — с тем же успехом вы могли бы вообще ничего не писать.
  • Если вы при ответе на письмо меняете тему разговора, не забудьте изменить и название.
  • Точный заголовок — самый простой способ определить тему беседы, и если вы измените тему, оставив заголовок прежним, адресат может прийти в замешательство.

Длина, содержание и формат письма

  • Старайтесь, чтобы длина вашего письма отвечала стилю беседы: если вы просто отвечаете на вопрос, делайте это кратко и по существу.
  • Держитесь как можно ближе к теме. Если вы хотите поговорить о чем-то новом, лучше послать отдельное письмо. Тогда ваш адресат сможет хранить его отдельно.
  • Не пишите весь текст заглавными буквами — его становится тяжело читать (хотя краткое выделение может использоваться как усиление). Старайтесь разбивать ваше письмо на логические абзацы и избегайте чрезмерно длинных предложений.
  • Старайтесь не допускать грамматических ошибок. Полное ошибок и опечаток письмо трудно читать. То, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что можно расслабиться и забыть о правописании (по моему опыту, самое безграмотное сообщение — электронное). Если вы считаете свои мысли достойными изложения в письме, позаботьтесь, чтобы они были изложены правильно.
  • Избегайте публичных флэймов — писем, составленных под влиянием эмоций. Послания, отправленные в момент душевных переживаний, чаще всего только ухудшают ситуацию. Возможно, позже вы будете раскаиваться в своих словах, поэтому перед тем как начать «флэймовую войну», спокойно обдумайте положение. (Попробуйте сварить себе кофе — удивительно, как быстро улягутся ваши эмоции с помощью чашечки хорошего кофе.)
  • Если ваш мэйлер поддерживает различные параметры оформления текста (жирный шрифт, курсив и т. д.), убедитесь, что мэйлер адресата обладает такими же возможностями. К тому времени, как был составлен этот документ, большинство программ электронной почты в Internet могли работать только с текстом, хотя ситуация, конечно, изменяется.
  • Трижды подумайте перед тем, как включать номер вашей кредитной карточки в свои электронный письма. Электронную почту могут перехватить, и ваш счет в банке подвергнется опасности.

Ответы

  • Включайте в ваше послание отрывки письма, на которое отвечаете. Помните, электронная почта — не разговор по телефону в реальном времени, и ваш адресат может забыть содержание предыдущего письма (особенно, если он ведет активную переписку). Включайте отрывки оригинального текста в ваш ответ, и адресат легче поймет, о чем идет речь.
  • Не переусердствуйте в цитировании предыдущих посланий. Очень неприятно получать обратно собственное письмо на пяти страницах (в качестве комментария) с маленькой припиской типа «я согласен» в конце. Отделяйте каким-то образом текст вашего послания от текста цитируемых писем, тогда ваш ответ будет легче читаться. Обычно используется для этих целей знак >, хотя это и не единственный вариант.
  • Старайтесь не смешивать в своем послании информацию общего и личного характера.
  • Спросите себя: так ли уж необходим ваш ответ. Например, если вы получили письмо в результате веерной рассылки, вряд ли стоит извещать каждого из адресатов о своем отношении к нему — лучше послать письмо непосредственно автору.

Подписи

Подпись — небольшой текстовый отрывок в конце сообщения, обычно содержит информацию о контактах. Большинство мэйлеров могут автоматически «приклеивать» подпись к исходящим сообщениям. Подпись — интересная вещь, но и в ней надо знать меру.

  • Если можете, используйте подпись. Она должна идентифицировать вас и содержать данные об альтернативных каналах связи (обычный телефон, факс). На многих системах, в частности, тех, где почта проходит через шлюзы, ваша подпись может быть единственным идентификатором.
  • Делайте свою подпись покороче — 4-7 строчек вполне достаточно. Неоправданно длинные подписи загружают каналы связи.
  • Некоторые мэйлеры позволяют добавлять случайные строки к вашей подписи: будьте с этим аккуратнее. В любом случае помните:
  • Краткость — сестра таланта. Цитата на сотни слов из «Критики чистого разума» Канта в качестве подписи вряд ли порадует ваших адресатов.
  • Понятие «оскорбления» может толковаться очень широко, поэтому старайтесь избегать выражений, которые могут послужить причиной конфликта на религиозной, расовой, политической или сексуальной основе.
  • Не используйте «местные» (понятные только вам и небольшому кругу лиц) замечания. Вы не найдете понимания у пользователей других городов, стран или культурных сообществ.
  • Изменяющиеся подписи лучше всего смотрятся, если носят шутливый характер. Высказывания на политическую тему, например, могут расстроить некоторых людей, в то время как короткая шутка только поднимает настроение.

Простые правила вежливости

Электронная почта — средство связи между людьми, и без правил вежливости здесь не обойтись.

  • Если вы обращаетесь к кому-либо с просьбой, не забудьте сказать «пожалуйста». В то же время, если кто-то помогает вам, никогда не вредно сказать «спасибо». Хотя это может показаться банальным, вы будете удивлены тем, какое количество людей являются образцами вежливости в реальной жизни и словно забывают о своих манерах в переписке по e-mail.
  • Не ждите, что вам ответят немедленно. Тот факт, что вы в течение десяти минут не получили ответа на свой вопрос, вовсе не означает, что адресат вас игнорирует.
  • Помните, что не существует надежной почтовой системы. Неразумно помещать очень личную информацию в электронное письмо, если только вы не собираетесь его зашифровать с помощью надежной программы шифрования. Помните об адресате. Вы не единственный человек, который пострадает в случае, если деликатное сообщение попадет в плохие руки.
  • Включайте в свое письмо полную информацию по теме, особенно, если рассчитываете на квалифицированный ответ. Например, если вы посылаете сообщение «Программа электронных таблиц не работает» в службу технической поддержки компании «Lotus», консультант вряд ли сможет вам помочь — ему для этого просто не хватит для этого информации. Вам нужно включить детальное описание проблемы, не забывая указать версию программы, которой вы пользуетесь.

«Смайлики»

Хотя электронная почта похожа на разговор в реальном времени, она лишена возможности жестикуляции. Для решения этой проблемы в Internet используются «смайлики» — последовательности ASCII-символов, которые напоминают лицо, если смотреть на них, повернув голову набок.

Чаще всего применяют такие «смайлики»:

🙂 или 🙂 — улыбка; обычно используется для выражения радости, удовольствия (иногда встречается

Читайте также:  Дуак гель от прыщей отзывы

🙁 или 🙁 — несчастное лицо; выражает сожаление или разочарование.

😉 или 😉 — подмигивающее лицо; обычно выражает иронию и означает, что слова не следует понимать слишком буквально.

Существуют сотни различных «смайликов», одни используются чаще, другие — реже.

Правильное использование «смайликов» способно придать вашему письму живой характер и даже заменить жестикуляцию. Однако, не переусердствуйте.

И наконец.

помните, что e-mail — средство связи с живыми людьми. Перед тем, как послать письмо, прочтите его внимательно еще раз и поставьте себя на место получателя.

Сетевой этикет (Сетикет) — это система правил общения, поведения во всемирной сети. Придуман сетикет для того, чтобы пользователям было комфортно и легко общаться между собой. Правила не носят специального характера, но они делают сетевые коммуникации более удобными для юзеров.

При общении в Интернете необходимо руководствоваться здравым смыслом, уважать собеседников. Можно отстаивать свою точку зрения, но при этом не следует оскорблять других людей. В сети нужно придерживаться точно таких же правил поведения, что и в реальной жизни.

Грамотный ответ, отсутствие флуда, правдивая информация, такт — все это входит в систему сетикета. Такая система представляет собой правила хорошего тона, которые приняты в цивилизованном обществе.

Обезличенность общения в Интернете позволяет пользователям забывать о том, что они общаются с живыми людьми. Довольно сложно установить контакт с человеком, которого мы не слышим и не видим. Для решения этой проблемы и был создан сетикет.

Еще сетевым этикетом называют раздел общественной этики. Это общие принципы поведения, которых должны придерживаться пользователи. Создателем норм этики стало сообщество техников, а всемирная сеть изначально предназначалась для научной элиты. Сейчас формируются сообщества со своими нормами, правилами.

Чтобы произвести на собеседника хорошее впечатление, нужно придерживаться сетевого этикета. Люди должны уважать друг друга, продумывать каждое сообщение, правильно оформлять текст. Культуры общения придерживаются участники форумов, чатов, социальных сетей, пользователи электронной почты.

Правила сетевого этикета

Нормы коммуникативного поведения во всемирной сети нельзя назвать строгими, а их границы довольно растяжимы. Главная цель «паутинного» общения заключается в упрощении коммуникативного поведения на разных порталах.

Устанавливаются правила поведения в интернет-обществах с учетом целей проекта, технических ограничений, других нюансов. Есть и такие порталы, на которых нормы сетикета напоминают формальный устав. Как правило, сетевые «заповеди» — это просто совокупность общепринятых норм хорошего тона.

Под нарушениями сетикета подразумевают:

  • отход от обсуждаемой темы;
  • оскорбления других участников;
  • реклама стороннего контента;
  • преднамеренная дезинформация;
  • клевета, плагиат.

Нормы сетевого этикета условно разделяют на 3 группы: эмоциональные (психологические), административные, технические.

В первую группу входит использование смайликов, поддержка/игнорирование новичков, обращение на «ты», «вы».

Административные правила в интернете — названия обсуждаемых тем, допустимость рекламы, порядок цитирования. В эту группу относится допустимость флейма (словесных перепалок) между участниками.

Технические нормы подразумевают использование определенного количества знаков в сообщении, транслитерацию, длину строк. Сюда входит допустимость печатания слов только заглавными буквами, расширенное форматирование.

Законы вежливости в кибернетическом пространстве практически не отличаются от действующих правил в социуме. Придерживаться норм сетикета должны все пользователи. В Интернете ценится умение «выслушать» собеседников, отсутствие оскорблений и хамства, использование слов вежливости.

При наборе текстового сообщения нужно ограничивать объем написанной информации, не следует включать режим «Caps Lock», желательно сводить к минимуму сленговые выражения. Перед отправкой сообщения рекомендовано исправить все лексические и грамматические ошибки.

Есть 10 правил сетевого этикета, которые помогают пользователям Интернета достигать взаимопонимания:

  1. При общении в кибернетическом пространстве будьте вежливыми, внимательными. Не забывайте о том, что вы контактируете с людьми.
  2. Используйте приветствие и слова вежливости, выражайте благодарность другим участникам переписки.
  3. Не тратьте время собеседника впустую, избегайте ненужных фраз.
  4. Большое значение имеет ситуация общения. Например, на форумах и в чатах пользователь может вести себя более свободно. Участники тематической конференции должны быть сдержанными, внимательными.
  5. Вычитывайте текстовые сообщения, не отправляйте безграмотные электронные письма.
  6. Не пытайтесь учить собеседника, «давить» на него в моральном плане.
  7. Не игнорируйте сообщения от друзей, незнакомых людей.
  8. Отстаивайте свою точку зрения, но не опускайтесь до брани, ругательств и оскорблений оппонентов.
  9. Помогайте другим пользователям. Речь идет не о финансовой помощи. Можно помочь советом, подсказать новичку, где искать нужную информацию, дать грамотный ответ на вопрос.Закрывайте глаза на ошибки и опечатки других пользователей.
  10. Придерживайтесь всех стандартов поведения, «работающих» в реальной жизни.

Если какой-то ресурс сетевой этикет не поддерживает, то это не проблема. При виртуальном общении каждый пользователь должен помнить «заповеди» сетикета, избегать ошибок и проявлять уважение к собеседникам.

Пользование электронной почтой

E-mail позволяет общаться адресатам с разных городов и стран. Переписка по электронной почте имеет определенные правила, культурные и деловые нормы.

Этикет переписки по e-mail включает:

  • принципы общения адресатов;
  • грамотное составление писем;
  • их правильное оформление.

В письме нужно заполнять все поля, указывать тему (название, заголовок). Почтовый адрес получателя рекомендовано заполнять в последнюю очередь. Сам текст письма можно сохранять в отдельном файле, ведь послание не всегда доходит до адресата.

Текст должен содержать приветствие, обращение к получателю по имени и отчеству (если есть такие данные). Отсутствие ошибок, понятный контент, структурированность информации, удобный для чтения шрифт — вот основные требования к электронному письму. Тон послания не может содержать оскорблений, ругательств.

Принципы общения по e-mail идентичны правилам сетикета. Нужно грамотно строить фразы и предложения, проверять грамматику, орфографию. Не следует писать слова прописным шрифтом, злоупотреблять аббревиатурами. В самом конце электронного послания желательно использовать свою подпись.

На письма нужно отвечать, проявляя взаимное уважение к отправителям. Работа с почтой зависит от дисциплинированности получателя. Необходимо регулярно просматривать свою почту, своевременно отправлять ответы. Вовремя отправленный ответ характеризует получателя с положительной стороны.

В социальных сетях: нормы этикета

Аудитории социальных сетей насчитывают много миллионов человек. В популярных соцсетях тоже действуют правила общения. В своем профиле нельзя размещать чужие фото, видеоролики без разрешения. Нельзя пересылать другим людям информацию из закрытых профилей друзей.

Спамом считается добавление друзей в группу без их разрешения. Спам — рекламные сообщения, отправленные в «личку». Нет смысла рассылать безликие праздничные открытки своим друзьям. Не нужно отправлять малознакомым людям предложения поиграть в онлайн-игры.

Не стоит засорять чужую «стену» сообщениями, поздравлениями. Исключением считается поздравление с днем рождения.

В социальных сетях не следует увлекаться смайликами, хэштегами, большим количеством селфи-снимков и «чекинами» (отметками о местоположении). Не очень нравятся виртуальным друзьям просьбы о репостах и «лайках». Не нужно забывать о грамотности, ведь часто информацию в соцсетях просматривают работодатели.

К запретам относятся обнаженные фотографии, массовый фолловинг, огромное количество кошечек, собачек. Также в социальных сетях нельзя регистрироваться под чужим именем, заниматься троллингом, ежедневно публиковать философские статусы.

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Читайте также:  Копеечные таблетки для похудения в аптеке

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Говорите по делу

Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Форматируйте текст

Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.

Пишите нейтрально и деликатно

Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.

Сохраняйте историю переписки

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида petrsidirov@mail.ru вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

Называйте понятно файлы и документы

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.

Перечитайте перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

  1. Звуковое оповещение может разбудить адресата.
  2. Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
  3. Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.

Читайте также:  Построение платья полуприлегающего силуэта

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Говорите по делу

Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Форматируйте текст

Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.

Пишите нейтрально и деликатно

Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.

Сохраняйте историю переписки

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида petrsidirov@mail.ru вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

Называйте понятно файлы и документы

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.

Перечитайте перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

  1. Звуковое оповещение может разбудить адресата.
  2. Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
  3. Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Ссылка на основную публикацию
Шляпа трилби женская с чем носить
Шляпа трилби является разновидностью фасона федора. Отличается небольшими, немножко спущенными полями, невысокой тульей трапециевидной формы, имеющей три выемки. Модное изделие...
Что первое топ или база на ногти
Разновидность маникюра, которая сегодня называется гель-лак, возникла относительно недавно. Это особое покрытие, способное держаться на ногтях около 3-х недель. Но...
Что подарить девочке 1 5 годика
Моей крестнице полтора года, живут в Англии. Хочу отправить подарок на НГ, но ума не приложу какой. Подруга (её мама)...
Шляпа с ушками кошки
Шапка Аспект-Сити Зверошапка. Шапка серая с ушками кошки, розовые ушки Фетровая кепка с ушками "Серо-голубая" Шапка HOHLOON В18-20кро 50-54 кошки/розовые,...
Adblock detector